Deze Privacyverklaring is gepubliceerd op 28 Augustus 2024.

Aromawaves streeft ernaar uw privacy te beschermen en te respecteren In deze privacyverklaring wordt uitgelegd wanneer en waarom we persoonsgegevens verzamelen, hoe we deze gebruiken, onder welke voorwaarden we deze met anderen kunnen delen en hoe we deze beschermen. Deze Privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van onze producten en op onze activiteiten voor de verkoop, marketing en uitvoering van contracten met klanten. De Verklaring is ook van toepassing op mensen die solliciteren naar een baan bij Aromawaves

Wie zijn wij?

Aromawaves levert geur/aroma gerelateerde producten die de geurbeleving van de fysieke ruimtes van onze klanten ondersteunen. Het adres is gevestigd in Eindhoven, Nederland, Robijnring 91, 5629 GJ  Eindhoven, Nederland. Aromawaves is eindverantwoordelijke en als u contact wilt opnemen voor gegevensbescherming, kunt u dit doen per e-mail op: info@aromawaves.nl

Wanneer verzamelen wij persoonsgegevens over u?

• Wanneer u onze producten gebruikt.
• Wanneer u persoonlijk, schriftelijk, per telefoon, e-mail, sociale media of via onze websites met ons communiceert.
• Wanneer we persoonsgegevens verzamelen uit andere legitieme bronnen, zoals externe gegevensverzamelaars, marketingpartners van Aromawaves, openbare bronnen of sociale netwerken. Wij gebruiken deze gegevens alleen als u deze bronnen toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens met derden te delen.
• Wij kunnen persoonsgegevens verzamelen als dit een gerechtvaardigd belang dient en als dit niet doorkruist voor privacybelangen. Voordat we gegevens verzamelen, maken we een analyse om te beoordelen of er een wederzijdse interesse is voor jou en Aromawaves.

Waarom verzamelen en gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens voornamelijk voor de uitvoering van directe verkoop, direct marketing en klantenservice. We verzamelen ook gegevens over leveranciers, partners en sollicitanten van of medewerkers van ons bedrijf.

Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

• Om u de gevraagde marketingcommunicatie toe te sturen. Dit kan informatie zijn over onze producten en diensten, evenementen, activiteiten en promoties van de producten en diensten van onze partners. Deze communicatie vindt plaats op basis van een abonnement en vereist uw toestemming.
• Om u informatie te sturen over de producten en diensten die u bij ons hebt gekocht.
• Het uitvoeren van directe verkoopactiviteiten wanneer een legitiem en wederzijds belang is vastgesteld.
• Om u informatie te verstrekken over de inhoud en locatie van een evenement waarvoor u zich heeft ingeschreven.
• Om een antwoord te geven op een contact- of ander webformulier dat je op www.aromawaves.nl hebt ingevuld (bijvoorbeeld om een geurmonster of geurpilot aan te vragen).
• Om inkomende verzoeken op te volgen (klantenondersteuning, e-mails, chats of telefoontjes).
• Het verlenen van toegang en diensten die onderdeel zijn van het (initiële) gebruik van de producten van Aromawaves.
• Om toegang beschikbaar te stellen tot onze klantenservice, geurportaal, webshop en/of website.
• Om te voldoen aan contractuele verplichtingen, zoals orderbevestiging, factuur, domiciliëringsformulier, aanmaningen en dergelijke. De overeenkomst kan rechtstreeks met Aromawaves of met een partner van Aromawaves zijn gesloten.
• Om u te waarschuwen in geval van een storing in onze diensten (telefonisch of via systeemmeldingen).
• Om contact met u op te nemen om uw mening en status van onze producten en diensten te peilen.
• Om een aanvraag te verwerken.
• Om onze diensten en producten te verbeteren en te ontwikkelen.
• Voor het anonimiseren of pseudonimiseren van contactgegevens voor statistische analyse.

Onze wettelijke basis voor het verzamelen van persoonsgegevens.

Om persoonlijke informatie te verzamelen op basis van toestemming.

Het verzamelen van persoonsgegevens op basis van de toestemming van de betrokkene wordt uitgevoerd door middel van “toestemmingsformulieren” die de door de persoon gegeven toestemming documenteren. Persoonlijke toestemming wordt altijd opgeslagen en gedocumenteerd in onze systemen.

Om persoonlijke informatie te verzamelen op basis van contracten.

Wij gebruiken persoonsgegevens om te voldoen aan onze verplichtingen op grond van contracten en overeenkomsten met klanten, partners en leveranciers.

Om persoonsgegevens te verzamelen op basis van gerechtvaardigd belang.

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken als dit een gerechtvaardigd belang dient en als de privacybelangen van de betrokkenen niet zwaarder wegen dan dit belang. Om te bepalen of er een wettelijke basis is voor het verzamelen van gegevens, hebben we een analyse gemaakt die een wederzijds belang identificeert voor zowel Aromawaves als het individu. Deze rechtsgrondslag heeft voornamelijk betrekking op verkoop- en marketingdoeleinden. Wij zullen personen altijd informeren over hun privacyrechten en hen informeren over het doel waarvoor wij persoonsgegevens verzamelen.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen naam, telefoonnummer en e-mailadres, naast de naam en contactgegevens van u en/of uw bedrijf. We kunnen ook feedback, opmerkingen en vragen verzamelen die we van u hebben ontvangen via servicegerelateerde communicatie en activiteiten, zoals vergaderingen, telefoongesprekken, documenten en e-mails. Via onze websites kunnen we IP-adressen, browsergegevens en activiteiten op de site verzamelen.

Als u bijvoorbeeld reviews plaatst op een door ons beheerde website, kan deze informatie door iedereen die de website bezoekt worden gelezen en gebruikt voor doeleinden waarover Aromawaves en u geen invloed hebben. Daarom is Aromawaves niet verantwoordelijk voor de informatie die u plaatst op websites die door Aromawaves worden beheerd.

Wanneer je solliciteert naar een baan bij Aromawaves, verzamelen we de gegevens die je verstrekt tijdens het sollicitatieproces.

Aromawaves verzamelt of verwerkt geen specifieke categorieën van persoonsgegevens, zoals bekende unieke identificatiegegevens of gevoelige persoonsgegevens.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, waarbij wij er ook rekening mee moeten houden dat wij in staat moeten zijn om uw vragen te beantwoorden of mogelijke problemen op te lossen, te voldoen aan de wettelijke vereisten van de toepasselijke wetgeving, juridische vorderingen/klachten te kunnen afhandelen en de gegevens te beschermen.

Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens bewaren gedurende een redelijke periode na uw laatste interactie met ons. Wanneer de persoonsgegevens die wij hebben verzameld niet langer nodig zijn, zullen wij de gegevens veilig verwijderen. Wij kunnen gegevens verwerken voor statistische doeleinden, maar in dergelijke gevallen worden de gegevens geanonimiseerd.

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Je hebt het recht om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die Aromawaves van jou heeft.
• Je hebt het recht om Aromawaves te vragen jouw persoonsgegevens te corrigeren indien deze onjuist of verouderd zijn.
• Je hebt het recht om te verzoeken om verwijdering van je persoonsgegevens wanneer Aromawaves deze gegevens niet langer hoeft te bewaren.
• U heeft te allen tijde het recht om uw eventuele toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken. U kunt bijvoorbeeld uw toestemming voor het ontvangen van e-marketingcommunicatie intrekken:
  • Als u uw toestemming voor e-marketing wilt intrekken, kunt u gebruik maken van de afmeldlink die in onze communicatie is opgenomen. Houd er rekening mee dat je mogelijk nog steeds systeemberichten en administratieve communicatie van Aromawaves kunt ontvangen, zoals orderbevestigingen, systeemberichten en activiteitsmeldingen binnen je account.
• U heeft het recht om Aromawaves te vragen om u uw persoonsgegevens te verstrekken en, indien mogelijk, deze informatie rechtstreeks (in een overdraagbaar formaat) door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of contract.
• U hebt het recht om de beperking van verdere gegevensverwerking te vragen in geval van een geschil over de juistheid of verwerking van uw persoonsgegevens.
• U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens indien de gegevensverwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang en/of direct marketing.

U kunt uw vragen over uw privacyrechten naar info@aromawaves.nl

Het gebruik van cookies en beacons

We gebruiken cookies en webbakens (informatie over websitenavigatie) om informatie te verzamelen over uw navigatie- en gebruiksvoorkeuren op de websites van het bedrijf. Websitenavigatie-informatie omvat standaardinformatie van uw webbrowser, zoals het browsertype en de taal, uw IP-adres (Internet Protocol) en de acties die zijn ondernomen op de websites van het bedrijf, zoals de pagina’s die u hebt bekeken en de links die u hebt gevolgd.

Deze informatie wordt gebruikt om websites efficiënter te laten functioneren, om bedrijfs- en marketinginformatie te verstrekken aan de eigenaren van de site en om persoonlijke informatie te verzamelen, zoals browsertype en besturingssysteem, opgevraagde pagina’s, gevolgd pad op de site, domein van ISP, enz. om beter te begrijpen hoe bezoekers een website gebruiken. Cookies en vergelijkbare technologieën helpen ons om de website aan te passen aan uw persoonlijke behoeften, maar ook om veiligheidsrisico’s en misbruik op te sporen en te voorkomen. Wanneer cookies en webbakens onafhankelijk van elkaar worden gebruikt, kunnen ze u niet persoonlijk identificeren.

Met wie delen wij uw gegevens?

We delen, verkopen, verhuren of verhandelen uw gegevens niet met derden zonder uw toestemming, behalve zoals hieronder beschreven:

• Externe dienstverleners die in onze opdracht werken:

Wij kunnen uw gegevens doorgeven aan onze distributeurs, agenten, onderaannemers en andere gerelateerde organisaties, zodat zij u namens ons diensten kunnen aanbieden.

In geval van wettelijke verplichtingen:

Wij zullen uw persoonsgegevens vrijgeven als wij onderworpen zijn aan een wettelijke verplichting of als wij als bedrijf redelijkerwijs vermoeden dat vrijgave noodzakelijk is om de rechten van ons bedrijf te beschermen en/of om te voldoen aan juridische procedures, gerechtelijke bevelen of juridische procedures. We zullen er echter alles aan doen om ervoor te zorgen dat uw privacyrechten worden beschermd.

• Het gebruik van onderaannemers (verwerkers en subverwerkers)

We kunnen onderaannemers gebruiken om namens ons persoonsgegevens te verwerken. Wij zijn verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat deze onderaannemers voldoen aan dit privacybeleid en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming door hen een gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) te laten ondertekenen.

Indien de onderaannemer persoonsgegevens buiten het grondgebied van de EU/EER verwerkt, moet deze verwerking in overeenstemming zijn met het EU-privacykader, de EU-modelclausules voor doorgifte naar derde landen of een andere specifiek vermelde rechtsgrondslag voor de doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land.

Als er een nieuwe onderaannemer wordt toegevoegd of als een nieuwe onderaannemer gerelateerd is aan onze diensten, worden klanten op de hoogte gebracht in overeenstemming met onze Servicevoorwaarden. Een lijst van erkende onderaannemers maakt deel uit van onze verwerkersovereenkomst (DPA).

Wijziging van deze Privacyverklaring

Aromawaves behoudt zich het recht voor om dit Privacy Statement te allen tijde te wijzigen. De toepasselijke versie is altijd beschikbaar op onze websites. Wij verzoeken u deze Privacyverklaring regelmatig te controleren om er zeker van te zijn dat u tevreden bent met de wijzigingen.

Als we wijzigingen aanbrengen die onze privacypraktijk aanzienlijk zullen veranderen, zullen we u hiervan per e-mail op de hoogte stellen of een kennisgeving op onze websites plaatsen voordat de wijziging van kracht wordt.

Uw recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Als u niet tevreden bent over de manier waarop uw persoonsgegevens zijn verwerkt, neem dan contact op met info@aromawaves.nl

Als u ontevreden blijft, hebt u het recht om rechtstreeks in beroep te gaan bij uw nationale toezichthouder voor een beslissing. Je kunt als volgt contact opnemen met de leidinggevende:

Nederland:
Autoriteit Persoonsgegevens